3 minuten
Stel: u krijgt nieuwe klanten of nieuwe zakelijke relaties, gaat u dan met ieder van hen onderhandelen over onderwerpen als betaaltermijnen, levertijd, transport, garantie en aansprakelijkheid? Nee toch? U heeft uw zaken waarschijnlijk prima op orde en dit soort zaken verwoord in uw algemene voorwaarden.
De kleine lettertjes
Deze algemene voorwaarden ook wel ‘kleine lettertjes’ genoemd, bevatten de regels die gelden voor u en de koper/afnemer van uw product of dienst. Het grote nut ervan is dat ze vooraf al duidelijk maken hoe u zaken doet. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn en wat voor vlees ze in de kuip hebben.
Dan hoeven alleen nog de uitzonderingen op de algemene voorwaarden uit-onderhandeld te worden, en de vraag welke algemene voorwaarden moeten prevaleren (als beide partijen over algemene voorwaarden beschikken).
En dat werkt prima: zo kunt u zich concentreren op het contact en het bouwen aan een goede relatie.
Wat gebeurt er bij een geschil?
Als partijen een geschil krijgen en er samen niet uitkomen, vallen ze ook terug op de algemene voorwaarden. Die bevatten namelijk ook een geschillen-bepaling. Die geeft dan aan dat Nederlands recht van toepassing is (dat hoeft dus niet persė) en welke rechter bevoegd zal zijn. Gek genoeg staat er zelden of nooit een bepaling in om eerst samen te proberen het geschil op te lossen met mediation. En dat is een gemiste kans!
Mediation is een effectieve, snelle en goedkope manier om geschillen te beslechten.
Onder leiding van een mediator zoeken de conflictpartijen zelf naar een oplossing voor hun conflict.
Zakelijke mediation is de mediation-aanpak van conflicten tussen organisaties en hun afnemers, leveranciers of andere zakelijke partners.
En zelfs bevreemdend in een tijd waarin mediation enorm groeit in populariteit. Immers:
- Meer en meer mensen weten hun geschillen op te lossen met behulp van een mediator. Het is een bekend en succesvol middel bij echtscheidingen en arbeidsconflicten.
- Er gaan al geluiden op om zakelijke mediation op te nemen als standaardinstrument van ‘corporate governance’.
- Jaarlijks worden ongeveer 750.000 handelszaken voorgelegd aan de Nederlandse rechter. Het rechtsstelsel loopt werkelijk over van de zaken. Een alternatief is dus meer dan welkom.
- De overheid is druk doende is om mediation als methode van geschillenbeslechting een plaats te geven in het rechtsbestel: in het familierecht, strafrecht en bestuursrecht.
Belangrijkste redenen om mediation op te nemen in uw algemene voorwaarden
U doet er dan ook goed aan om een zogeheten mediationclausule op te nemen in uw algemene voorwaarden. De belangrijkste redenen op een rijtje:
- Het is er echt de meest logische plaats voor. Zo weet iedereen dankzij deze “kleine lettertjes” vooraf waar die aan toe is. Als er al een conflict is, verloopt de communicatie vaak moeilijk en kunnen de emoties soms hoog oplopen. Het kan dan lastig zijn om de wederpartij over te halen om mediation een kans te geven; u staat dan immers al tegenover elkaar.
- Met zo’n clausule zijn de vele voordelen van mediation binnen handbereik, zoals:
- U bent u sneller en goedkoper uit dan met dan een gerechtelijke procedure.
- U heeft zelf invloed op de uitkomsten van het geschil en kunt werken aan een win-win situatie. In mediation blijken er namelijk vaak creatieve oplossingen mogelijk te zijn die tegemoet komen aan de belangen van beide partijen.
- Mediation richt zich op herstel van de communicatie en de lange termijn relatie tussen partijen. En dat wilt u toch ook?
- Reputatieschade kan voorkomen worden.
Alles wat er gebeurt en gezegd wordt in mediation is en blijft vertrouwelijk, ook als de mediation is afgerond. - U komt over als betrouwbare, redelijke en moderne partij die relaties aangaat voor de lange termijn, die de gang naar de rechter wil voorkomen en bereid is zelf actief mee te werken aan het vinden van oplossingen mocht er onverhoopt toch een geschil rijzen. Een prima imago toch?
- U kunt zich er geen buil aan vallen.
In tegenstelling tot een clausule voor bindend advies of arbitrage, staat het u namelijk vrij om -ondanks een mediationclausule in de algemene voorwaarden- alsnog te kiezen voor een rechterlijke procedure. Niet alle geschillen lenen zich namelijk voor mediation (als het conflict te ver is geëscaleerd bijvoorbeeld) en partijen nemen altijd vrijwillig deel aan een mediation en moeten wel bereid zijn zich in te zetten voor het vinden van een oplossing.
In de toekomst zullen partijen bij de rechter overigens wel moeten uitleggen waarom ze geen mediation geprobeerd hebben of waarom ze er in de mediation niet uit konden komen. Maar zo ver zijn we nog niet.
Gun uzelf de voordelen, neem een mediationclausule op in uw algemene voorwaarden!
Verschillende voorbeeld mediationclausules kunt u hier vinden.
Meer weten?
Wilt u weten over mediationclausules of weten of mediation geschikt is voor uw situatie?
Neem geheel vrijblijvend contact op met Maaike van Walstijn